O que há por trás do “quero ser mais organizado e produtivo”?

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Por Rafael Saia

Em minha vivência como Consultor de Operações Empresariais e Mentor de Produtividade, os questionamentos que mais ouço são: “Eu quero ser mais organizado”, “Queria que minha empresa fosse mais organizada”, “O que você me sugere para eu melhorar a gestão do meu tempo?”, “Preciso de meus processos mapeados e bem descritos”, etc. A primeira pergunta que faço de volta é: Por que?
Você já parou pra pensar porque você quer ser mais organizado, mais produtivo, ter seus processos bem descritos e gerir melhor o seu tempo? Qual é o fim ou pelos menos qual é o próximo degrau em que você quer chegar?

Por trás de toda iniciativa, de todo desejo, de toda ação, deve existir um Propósito, um forte motivo para começar qualquer tipo de projeto em sua vida, desde emagrecer, aumentar a lucratividade de seu negócio, ficar mais tempo com a família, até erradicar a fome no planeta.

Em qualquer que seja o projeto em que eu esteja envolvido, a primeira coisa que desejo desesperadamente saber é: Por que estamos aqui? O que queremos melhorar? Qual a razão desse projeto? Quando entro em uma reunião, se ainda não entendi, eu simplesmente pergunto: “Onde queremos chegar com essa reunião mesmo?”. Se isso ficar claro pra mim, os caminhos se abrem diante de meus olhos e tudo fica mais fácil, ou seja, o “como” vai quase que se criando sozinho.

Certa vez tive a oportunidade de trabalhar com um gestor que sempre fazia questão de escrever na lousa branca da sala de reunião, em letras garrafais, o que determinada reunião deveria entregar. A cada desvio de assunto durante a reunião, ele interrompia a discussão e apontava para o quadro. Quando a reunião acabava, ele perguntava a todos: “Atingimos o objetivo dessa reunião? Se não atingimos, essa reunião foi puro desperdício de tempo e dinheiro”.

É isso que a missão de uma empresa significa. Ela não deveria ser apenas um texto bonito e pomposo no quadrinho emoldurado na parede da recepção. A missão é justamente a resposta para as perguntas: “Por que existimos?” ou “Eu (colaborador/parceiro) desejo estar envolvido nesta missão?”. Imagine por um momento quantos projetos, quantos planos de ação, quantas reuniões, quantos cafezinhos, quantas contratações, quantas horas de dedicação poderiam ter sido EVITADAS se o propósito final estivesse bem mais claro para todos na organização? Se todos, ou pelo menos 80% das pessoas soubessem realmente o que se espera delas? Me arrisco a dizer que a resposta assustaria qualquer dono de negócio.

Depois de definir essa razão, esse propósito ou missão (pode chamar como quiser), não se esqueça de que isto deve ser convertido em indicador, ou seja, em um objetivo com meta, que seja mensurável, quantificável. Só assim você vai realmente saber se está se aproximando, se está estagnado ou se está se distanciando desse grande objetivo.

Reforço aqui que isto é um grande PRINCÍPIO e pode ser aplicado em qualquer área de sua vida, seja pessoal ou profissional.

Depois de bem definidos a razão e o objetivo a serem alcançados, aí sim você tem a liberdade de escolher os meios mais práticos para se chegar lá – os melhores processos, as rotinas, os melhores aplicativos, as melhores tecnologias, etc.

Quando o “porquê” é forte, o como se torna fácil.

Rafael Saia

Sócio-diretor de Operações na Lure Consultoria

Mestre em Engenharia de Produção na área de Gestão e melhoria organizacional pela USP

Engenheiro de Produção Mecânica pela USP

Gerenciou, por 10 anos, mais de 100 projetos de consultoria na área de Gestão de Operações em empresas de diversos segmentos, dentre eles: Indústria, Saúde, Serviços, Imobiliário, Construção
Civil e Loteamento

Possui experiência aprofundada em projetos de melhoria de desempenho operacional

Especialista em soluções como: Lean Manufacturing, Lean Healthcare, Gestão Ágil, Plant Layout,
Continuous Improvement, Process Management, Logistics Management.

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