Como reduzir custos na sua empresa

Por Elisa Rocha

Toda empresa opera com uma equação básica, onde mais receita e menos gastos levam a resultados econômicos e operacionais. Quanto menos gastos ou maiores reduções nos custos, mais lucros.

De fato, mais lucro, na prática, significa mais investimentos e inovação, capacidade de expansão e melhores remunerações para a equipe. Por isso, especialmente em momentos de crise, a otimização desse lucro é uma questão de sobrevivência. Durante períodos críticos, promover ações de adaptação e controle é fundamental.

Manter o faturamento na crise exige esforço criativo. Seja no fortalecimento do relacionamento com clientes ou na criação e adaptação de um novo produto ou serviço. Da mesma forma, um novo canal de venda ou uma nova forma de entrega são algumas das possibilidades viáveis.

Quando se trata de uma crise generalizada, como a que estamos vivendo, é importante conhecer os benefícios disponibilizados pelo governo. Verificar quais deles se encaixam no seu negócio, que podem ser trabalhistas fiscais, ou mesmo financeiros.

Os custos que variam de acordo com a receita caem naturalmente quando há queda de faturamento. Nesse caso se encaixam tanto comissões de vendedores, quanto pagamento de impostos e compra de insumos e matérias primas.

Diferente dos custos variáveis, as despesas fixas não dependem dos valores faturados. Faça chuva ou faça sol, são os compromissos que a empresa tem que arcar. São, portanto, aqueles que devem ser revistos com atenção, para reduzir custos na empresa. Constam deste item, por exemplo, pró-labore do dono, folha de pagamento, aluguel da estrutura física e contabilidade.

Na crise, com toda a certeza, a prioridade é manter e implementar no negócio o estoque mínimo. Por consequência, a empresa também terá uma gestão de compras melhor. Uma vez que o objetivo é reduzir custos na empresa, estoque parado é dinheiro estagnado. Logo, se sua empresa tiver estoque parado, selecione alguns clientes pontuais e faça uma oferta especial. Uma possibilidade dentro da gestão de compras é centralizar, não só os processos, mas também na mesma pessoa.

Os contratos com renovação automática vão ser renovados no fluxo, se não houver controle. Por isso, acompanhe as datas para, antes da renovação automática, chamar o fornecedor e renegociar o contrato.

Talvez seja a hora de apostar no home office, seja para toda a equipe ou parcialmente. Ou, ainda, utilizar um coworking ou dividir a estrutura com alguma outra empresa. Nos quesitos energia elétrica e água, um sistema alternativo pode ser instalado, dependendo da necessidade e da disponibilidade no momento.

Um gasto pouco controlado é o custo com viagens, voos, hotéis, alimentação, translado. Por isso, implementar uma política nesse sentido possibilita previsão e orienta a equipe. Estabeleça limite de gastos com alimentação e translado, e sempre exija recibos e cupons fiscais no nome da empresa.

Horas extras, em geral, têm muito a ver com processos desorganizados. Reveja, enxergando a totalidade do seu negócio. Prática do Banco de Horas como compensação das horas extras é uma boa alternativa. Demitir nem sempre é a melhor solução para cortar custos. Para chegar à decisão de demitir, todos os processos devem ser revistos.

Verifique, portanto, se existem pessoas fazendo a mesma coisa ou ociosas. Porém, um alerta: um PJ tem impessoalidade, não está sujeito a hierarquia e nem a horário de trabalho fixo. Ao mesmo tempo, consulte os colaboradores sobre ideias para reduzir custos na empresa ou aumentar a produtividade. Crie um programa de redução de custos, com benefícios para a solução escolhida, mas lembre-se que deve ter uma regularidade. Reduzir custos na empresa cortando custos nos lugares certos é a chave para o enfrentamento de crises.