A importância da gestão documental no setor público: Um estudo sobre a transformação digital do Grupo SOS Docs

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Por Adriano Queiroz

A gestão documental é fundamental para o funcionamento eficiente do setor público. Ela não apenas assegura a organização e a segurança das informações, mas também garante a transparência e a acessibilidade dos dados governamentais. Nesse contexto, o Grupo SOS Docs se destaca no Brasil por sua abordagem inovadora na transformação digital em ondas, um processo que engloba diversos aspectos da gestão e automação documental.

Primeira Onda: Gestão Documental

A primeira onda da transformação digital começa com a gestão documental. Esta etapa se concentra na organização sistemática e no controle eficiente dos documentos desde a sua criação até o arquivamento ou descarte. A SOS Docs utiliza tecnologias avançadas para catalogar, indexar e armazenar documentos de forma segura. Implementar políticas adequadas de gestão documental garante a integridade e conformidade dos documentos com as normativas legais, facilitando o acesso quando necessário.

Segunda Onda: Digitalização

A segunda onda é caracterizada pela digitalização, onde documentos físicos são convertidos em formatos digitais. Esse processo melhora significativamente a acessibilidade e o compartilhamento de documentos. No setor público, isso promove uma maior eficiência operacional, já que permite que informações sejam acessadas de forma rápida e segura por diferentes departamentos, melhorando a colaboração e a agilidade nas respostas governamentais.

Terceira Onda: Guarda Documental

A terceira onda da transformação digital é crucial para a preservação e organização de informações cruciais. A guarda documental envolve a gestão estratégica, armazenamento seguro e acesso controlado a uma variedade de registros, desde contratos e registros financeiros até correspondências importantes e certificações. Este procedimento vai além do simples arquivamento. Envolve a identificação criteriosa dos documentos relevantes, estabelecimento de categorias e protocolos de organização, tornando mais fácil a recuperação e uso futuro. A SOS Docs implementa soluções avançadas de guarda documental que garantem não apenas a segurança e acessibilidade dos documentos, mas também a conformidade com regulamentações legais e a prontidão para auditorias e consultas. Essa abordagem permite que o setor público tenha acesso rápido e seguro às informações essenciais, promovendo decisões informadas e eficazes para a administração pública.

Quarta Onda: Preservação Digital

A quarta onda foca na preservação digital. Essa etapa assegura que documentos importantes sejam mantidos íntegros e acessíveis ao longo do tempo, protegendo-os contra a obsolescência tecnológica e degradação. A SOS Docs segue padrões internacionais de preservação digital, utilizando formatos de arquivo robustos e estratégias de redundância, para garantir a longevidade dos documentos digitais.

Quinta Onda: Gestão e Automação

A quinta e última onda é a gestão e automação, onde se implementam tecnologias para otimizar processos documentais, minimizando a necessidade de intervenção manual. A SOS Docs adota soluções de automação que incluem fluxos de trabalho digitais, assinaturas eletrônicas e sistemas de notificação automática para acelerar processos e aumentar a eficiência. No setor público, isso se traduz em serviços mais rápidos, precisos e eficientes, elevando a qualidade do atendimento ao cidadão.

Sexta Onda: IA e IAGEN

A sexta onda da transformação digital é impulsionada pela Inteligência Artificial (IA) e Inteligência Artificial Generativa (IAGEN), que transformam dados em insights inteligentes e analíticos. Essa etapa é crucial para potencializar o uso estratégico da informação, melhorando a tomada de decisões e a eficiência operacional.
IA (Inteligência Artificial): A IA refere-se à capacidade de sistemas computacionais realizarem tarefas que normalmente exigiriam inteligência humana, como reconhecimento de padrões, aprendizado e raciocínio. No contexto da gestão documental pública, a IA é utilizada para analisar grandes volumes de dados de forma rápida e precisa, identificando tendências, anomalias e insights que podem informar políticas públicas e melhorar serviços.

IAGEN (Inteligência Artificial Generativa): A IAGEN vai além da IA tradicional ao criar conteúdo novo e original. Ela utiliza modelos como os Bancos de Dados Vetoriais (Vector Databases), RAG (Retriever-Generator Models) e LLMs (Large Language Models) para gerar textos, imagens e até mesmo vídeos baseados em dados e diretrizes fornecidas. Esses modelos são treinados com grandes conjuntos de dados para produzir resultados contextuais e relevantes.

Passos da Transformação:

Implementação de IA e IAGEN: Integração de sistemas de IA e IAGEN nos processos de gestão documental para automatizar análises, identificar padrões ocultos nos documentos e prever necessidades futuras.
Utilização de Bancos de Dados Vetoriais: Armazenamento de informações em formatos vetoriais que permitem uma busca e análise mais eficientes, facilitando a recuperação de documentos e a correlação de dados complexos.

Adoção de Modelos RAG e LLMs: Utilização de modelos avançados como RAG e LLMs para gerar documentos, relatórios e respostas automatizadas com base em solicitações específicas, aumentando a eficiência e a precisão das respostas do setor público.

A implementação eficaz da sexta onda da transformação digital não apenas melhora a eficiência operacional e a tomada de decisões no setor público, mas também abre novas possibilidades para o uso estratégico dos dados governamentais. Ao integrar IA e IAGEN, o setor público pode oferecer serviços mais personalizados, transparentes e responsivos às necessidades da sociedade.

Cada onda da transformação digital promovida pelo Grupo SOS Docs fortalece a infraestrutura documental do setor público, contribuindo para uma governança mais eficiente e transparente, essencial para atender às demandas da sociedade contemporânea.

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Adriano Queiroz

Vice presidente de Operações do Grupo SOS Docs

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