Desde fevereiro, a Uniodonto Goiânia modernizou o seu gerenciamento de documentos e arquivos físicos. A cooperativa contratou os serviços de uma plataforma criada pela startup vencedora do Desafio GoiásCoop de Inovação, realizado no ano passado pelo Sistema OCB/GO.

A Assinei Digital ficou em 1º lugar no ramo Saúde, apresentando justamente uma solução para melhorar e desenvolver a gestão eletrônica de documentos. Hoje, a startup oferece o serviço para a Uniodonto Goiânia, que por sua vez conseguiu reduzir o uso e os custos com papel em 80%.

O presidente da Uniodonto Goiânia, Fábio Prudente, conta que foi a partir do Desafio GoiásCoop de Inovação que tomou conhecimento do trabalho da Assinei Digital. “Eu participei da banca julgadora e ali mesmo percebi que eles ofereciam uma solução que serviria muito bem à nossa cooperativa”, conta. “Isso demonstra a assertividade da ação e da escolha dos temas e soluções propostos no desafio”, comenta.

Com a rotina de pandemia obrigando a Uniodonto Goiânia a se manter fechada por um momento, o volume de papel e documentos para serem assinados só aumentava.

“No meu caso, diariamente era preciso me deslocar até a cooperativa para assinar documentos”, conta Fábio. Com a ferramenta da Assinei Digital, tudo passou a ser feito eletronicamente. “É uma praticidade muito grande”, completa o presidente da Uniodonto Goiânia.

Além do ganho de tempo, a ferramenta também gera economia. Douglas Pádua é gerente comercial da Uniodonto Goiânia e conta que, somente em seu departamento, antes da implantação do novo sistema, eram feitas em torno de 6 mil impressões. Mensalmente, o custo girava em torno de R$ 550. “Com a plataforma, conseguimos uma redução de cerca de 80% na impressão de papel e o custo caiu para perto de R$ 110”, detalha.

Gestão

A plataforma gerenciada pela Assinei Digital não reduz apenas a quantidade de papel e de impressões, é muito mais do que isso. Oferece também a possibilidade de melhorar a gestão. De acordo com a CEO da startup, Michely Pereira de Souza, a ferramenta gerencia todo o ciclo de vida de um contrato: elaboração, negociação, envio e assinaturas.

“Alguns contratos levavam até 15 dias para serem assinados. Hoje, isso é feito em questão de minutos. Os clientes recebem um link por e-mail ou SMS e a assinatura é feita em tempo real”, explica Michely.

Além do ganho de tempo, o gerenciamento e armazenamento de documentos é feito dentro da plataforma e tudo é arquivado em nuvem.