O orçamento empresarial é uma ferramenta importante para obter o plano de negócios da empresa, traduzido em números. É por meio do orçamento que são elencados os principais fatores que interferem no negócio, do ponto de vista de macroeconomia e de microeconomia. Independentemente do tamanho da empresa ou do seu mix de produtos, existem variáveis que interferem nas atividades da empresa, o que torna o orçamento empresarial importante para o planejamento e previsões financeiras de uma organização.

A empresa goiana Smart Boss presta serviços de consultoria para elaboração do orçamento empresarial há anos no mercado e repassa aos seus clientes o princípio de que é possível melhorar a performance dos negócios organizando as finanças. O head da Smart Boss, Max Schaefer, acredita que cumprindo alguns procedimentos com orientação profissional é possível alcançar um plano de trabalho de materialização do orçamento e permitir às empresas uma realidade de gestão por indicadores e, com isso, resultados satisfatórios.

O Grupo Ferrasa é um cliente atual da Smart Boss que tem trabalhado nesse sentido. Em outubro de 2022, a executiva Patricia Albuquerque assumiu o cargo de Chief Financial Officer (CFO) da empresa e tem como papel realizar uma análise aprofundada de Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) para projetar as informações no planejamento orçamentário do próximo ano. Também precisa definir metas, planejar as vendas, investimentos, planejamento estratégico, projeção de fluxo de caixa, planejamento de Recursos Humanos, de infraestrutura em Tecnologia da Informação (TI), melhoria dos sistemas de gestão, bem como projetar as manutenções e estruturar a operação.

Segundo a CFO, ao realizar o orçamento empresarial projetado, a empresa terá mais controle financeiro e, com isso, uma gestão inteligente de despesas, custos e processos. Na sua visão, outra importância do orçamento é a projeção de cenários, para testar estratégias e metas, preparando a empresa para outras possibilidades de mercado, inclusive de ampliação de portfólio fora do core-business da empresa. Segundo Patricia, por meio do orçamento, seria possível controlar o rumo dos negócios, fazendo comparações entre o previsto e o realizado, bem como avaliar o desempenho dos projetos.

“O orçamento é uma ferramenta de extrema importância para o sucesso da gestão empresarial. Estou em uma fase de sensibilizar todos os stakeholders sobre a importância da governança corporativa e do quão isso é importante para o futuro da empresa. O êxito disso tudo é fazer um raio-x da vida financeira da organização. Muitas vezes temos gastos com despesas/custos desnecessários e que não enxergamos, pois são pequenos e parecem insignificantes perto do todo. Contudo, todo detalhe é relevante”, revela.

A CFO do Grupo Ferrasa explica ainda que ela tem o dever de ser uma “evangelizadora” das boas práticas, e fazer com que as coisas funcionem dentro das regras de compliance.  “Pensar no futuro, em vez de gerenciar olhando para trás, é um grande desafio, dando ênfase à melhoria da tomada de decisões. Há um longo trabalho a ser feito, tenho uma oportunidade significativa pela frente e estou entusiasmada para juntos darmos o próximo passo em nosso crescimento orgânico”, ressalta.

Etapas para o orçamento

O head da Smart Boss, Max Schaefer, aponta que para iniciar um processo de orçamentação é necessário definir as premissas orçamentárias – orientações básicas que vão nortear os caminhos. No momento atual, o aspecto político é um exemplo de variável externa, que interfere no orçamento empresarial, pela própria mudança eleitoral e pelos aspectos governamentais que influenciam os negócios. O cenário político-econômico seria, portanto, uma premissa orçamentária a ser levada em consideração.

A partir dessa definição de ambientes, um próximo passo seria analisar tudo o que interfere no ambiente externo e interno da empresa, por meio do que é chamado de Análise SWOT – Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). “Isso vai trazer uma lucidez para o orçamento, para ter um melhor norte, o caminho que a empresa vai seguir do ponto de vista orçamentário. Uma vez definidas essas premissas orçamentárias, elencamos os tipos de orçamentos para serem trabalhados”, explica Max.

Sobre os tipos de orçamentos, o head da Smart Boss diz que existem inúmeros no mercado, desde o Orçamento Base Histórico (OBH), que utiliza os números do exercício anterior no Planejamento Orçamentário, até o Orçamento Base Zero (OBZ), elaborado a partir de uma base zerada, sem olhar para o histórico de custos, despesas e receitas. “Depende de quão madura sua empresa está para esse tipo de movimento”, ressalta.

Após a definição do modelo orçamentário, é preciso fazer as devidas projeções, como as de receitas. Max Schaefer pede atenção especial à definição de mix de produtos no produto. “Por exemplo, no setor hoteleiro, você define a diária média, o que o hotel terá no futuro, a taxa de ocupação, apartamentos disponíveis, quantos estarão em condomínio ou no pool hoteleiro. A partir daí, tem as subdivisões”, comenta.

Outro passo importante seria o esclarecimento sobre o ponto de vista fiscal: se a empresa está no Lucro Presumido, Lucro Real, se é optante pelo Simples, o que determinaria todo aspecto de crescimento. “Dependendo do volume de faturamento, a empresa pode, eventualmente, se desenquadrar. O regime interfere em todo o resultado, uma vez que tem critérios de atuação diferentes entre eles”, esclarece.

Uma vez definido o tipo de regime tributário, o processo de orçamento seria direcionado para os custos de produção, da mercadoria vendida, de serviço, e todos outros demais gastos. “Essa análise serve para saber exatamente o quanto sua matéria prima deve custar no próximo ano, para buscar a tão sonhada rentabilidade desejada e almejada”, afirma Max.

Margem de contribuição

Após as etapas descritas acima, é chegado o momento de encontrar a margem de contribuição de produto, que é o valor que sobra das vendas ao descontar os custos e as despesas variáveis. Geralmente o montante é usado para pagar custos e despesas fixas do negócio e gerar lucro. Mas é importante lembrar que em alguns casos podem existir custos indiretos, que estão antes da margem de contribuição, como é o caso de uma embalagem, de insumos, que interferem no processo produtivo e precisam ser bem desenhados no processo orçamentário.

Segundo o head da Smart Boss, depois da margem de contribuição, passa-se para a análise das despesas administrativas, o que envolve tudo o que a empresa precisa para funcionar em harmonia: folha de pagamento, tarifas públicas, contratos, tarifas e taxas, manutenção, gastos inerentes à estrutura operacional de resultado.

“Todo esse conjunto para chegar no número que chamamos de EBITDA, operação e projeção do seu resultado futuro da sua empresa. Mais avançado, há empresas que conseguem fazer o reflexo de todos esses resultados com seus impactos com fluxo de caixa. Assim como conseguem validar todos esses reflexos em realidades patrimoniais, por meio do balanço, projetado da companhia para os próximos anos”, finaliza.