A desafiadora missão de administrar em tempos de crise

Em tempos de crise gerir uma empresa e manter o workflow se tornam tarefas ainda mais delicadas. Além de minimizar os danos, é preciso avançar, mesmo que em velocidade menor que a planejada, para se manter no mercado. O Conselho de Administração da Uniodonto Goiânia, auxiliado pelo Comitê Gestor de Crises, tem desenvolvido ações que mostraram resultados animadores nas duas frentes. Essas intervenções são frutos de inúmeras reuniões, consultas a assessorias especializadas e foco na busca por soluções inteligentes. Particularmente em nossa cooperativa, temos uma preocupação muito grande em inovar e crescer, mas de forma sustentável.

Todas as restrições provocadas pela pandemia não impediram que concluíssemos a implantação da Ana, nossa Inteligência Artificial. O custo para construção da ferramenta foi totalmente absorvido pela equipe de tecnologia da informação. Hoje, a “robozinha” é responsável por realizar o primeiro atendimento. Quando o cliente entra em contato com a Uniodonto Goiânia pelo WhatsApp, Facebook, Chat, Telegram, Google Chat e Apple Business Chat, ela solicita e armazena os dados como nome, CPF, e-mail, telefone e a solicitação do cliente e direciona para a equipe interna da cooperativa resolver a demanda que motivou o contato.

No primeiro semestre, a Ana funcionará como nossa recepcionista virtual e, enquanto ela recepciona e direciona o atendimento para as equipes internas da Uniodonto, ela aprende sobre o perfil do nosso cliente, suas necessidades e como a equipe solucionou a demanda, criando uma inteligência artificial direcionada para o nosso cliente. No próximo semestre, a Ana começará a realizar atividades de forma mais autônoma, realizando cobranças, envio de boletos, avisos de vencimento de faturas, respondendo as principais dúvidas sem qualquer interação humana. Desde sua implantação, a Ana já atendeu 1.293 clientes, nos mais diversos assuntos como boletos, negociações de mensalidades, extrato para o IRPF, inclusões de dependentes e também realizou uma venda já no seu primeiro dia de funcionamento.

Além do investimento em tecnologia, sem custo direto, também investimos em adequações para o nosso Plantão 24h, com vistas a garantir a segurança de colaboradores e beneficiários, adquirindo EPI´s, alterando processos e evitando aglomerações, mas sem deixar de prestar atendimento. Por outro lado, o coronavírus também nos obrigou a cortar custos. Assim como milhares de outras empresas, a partir da MP 936, reduzimos jornadas de trabalho e salários, mas tudo a partir de um levantamento, para que o remanejamento de pessoal não prejudicasse a produtividade da cooperativa e da operadora. Também cortamos benefícios de nossos colaboradores e o cenário delicado exigiu dos gestores um cuidado especial com a saúde emocional das equipes, pois sabemos que manter um clima organizacional positivo é essencial não apenas para sustentar os bons resultados, mas para valorização e motivação do nosso time que, a propósito, tem feito a diferença por sua dedicação e comprometimento.

E, claro, não poderíamos deixar de assistir nossos cooperados (os odontólogos). Preocupados com a biossegurança dos profissionais, consultórios e clínicas, usamos nossa força enquanto cooperativa para negociar e conseguir vantagens para os cooperados e cooperadas. Conseguimos descontos e prazos maiores para a compra de equipamentos e produtos de segurança e limpeza, negociamos linhas de crédito com taxas atraentes para o momento e utilizamos recursos do FATES para a compra e distribuição de máscaras PFF-2 (S) N.95. E, numa prova de arrojo administrativo, implantamos neste mês de maio o programa de auxílio complementar aos cooperados. O subsídio financeiro emergencial COVID 19 foi destinado a cooperados que não atingiram a média de produção dos últimos 12 meses na entrega de fatura de maio de 2020. Esse valor será pago ao cooperado no final do mês de maio e será restituído à cooperativa parceladamente, no segundo semestre.

Atitudes estratégicas, conhecimento técnico sobre o seu negócio e muita, muita responsabilidade. Estes são os ingredientes que vão possibilitar a Uniodonto Goiânia e demais cooperativas, atravessar essa pandemia, sobressair à crise financeira e ainda aprender com as adversidades. Porque é certo que esse período vai deixar como legado várias mudanças na forma de administrar e gerir pessoas.