O inventário patrimonial tem se apresentando como ferramenta importante para a gestão de bens móveis e imóveis de organizações. Devidamente registrado, permite que as empresas mantenham transparência de suas ações, organização de seu acervo, o que também colabora para tomadas de decisão, como, por exemplo, quando precisam calcular a depreciação do patrimônio ou apresentar balanços para auditorias. É um método que permite conhecer o montante de bens e ainda verificar como a empresa está se movimentando, do ponto de vista patrimonial. Na prática, assegura que todas as decisões sejam tomadas baseadas em informações corretas e que prejuízos financeiros sejam evitados.

São considerados bens do patrimônio: prédios, máquinas e equipamentos, veículos, móveis e utensílios, equipamentos de informática, eletrônicos, aparelhagem fabril – todos os itens que compõem a organização e que devem ser devidamente etiquetados. O Head da Smart Boss, Max Schaefer, empresa goiana que atua com o serviço de inventário patrimonial, tecnicamente chamado de saneamento de bens, explica que a identificação do bem é fundamental para ter um controle adequado, seja este realizado via sistema ou mesmo por uma simples planilha de documento Excel.

No inventário, os bens recebem um número de identificação, processo em que são afixadas plaquetas de identificação patrimonial. A atividade ajuda a verificar se os mesmos estão operacionalmente ativos, sua condição de uso, além da coleta de uma série de dados físicos e informações gerenciais. “As empresas precisam do inventário para o cadastro organizado desses bens. No caso, se a organização deseja entregar um balanço patrimonial, sem ressalva da auditoria, é importante ter esse inventário, assegurando a credibilidade, a qualidade e os valores do patrimônio”, ressalta Max.

O empresário também destaca que a gestão do imobilizado é positivo, como uma ferramenta que pode mitigar prejuízos financeiros: “Com a organização do ativo, você sabe onde está o controle da localização do bem, a identificação de quem é o responsável, tem ‘em mãos’ um termo de responsabilidade de quem o utiliza, tem conhecimento de quando o bem se movimenta dentro da empresa, possui um controle de manutenção. E tudo isso acarreta em uma política de procedimentos e de normas que acaba ajustando o uso do patrimônio e, com isso, diminui prejuízos eventuais”.

Mais vantagens

O Head da Smart Boss ainda aponta o inventário patrimonial como essencial para a contratação de seguros. De acordo com Max Schaefer, na medida em que o empresário conhece os bens da organização, ele consegue melhorar o contrato de seguro patrimonial e, no caso de um possível sinistro, a empresa fica mais protegida. Proporciona suporte, prevenindo a contratação de um valor superestimado, que faria com que a empresa pagasse um prêmio maior do que o necessário, ou subestimado, que poderia fazer com que o seguro não fosse suficiente para cobrir os bens danificados em caso de sinistro.

Outra vantagem apontada é que, com o inventário, os líderes empresariais podem organizar garantias de financiamento, fornecendo informações precisas para os bens dados em garantia. O controle patrimonial também permite o suporte necessário para políticas de reinvestimento. “Com os registros corretos, você sabe se a idade física dos bens está calculada corretamente, assim como sua depreciação, já que existe um desgaste natural do bem. Dessa forma, consegue planejar de maneira mais adequada sua substituição”, reforça Max Schaefer.

Passos para fazer o inventário

A Smart Boss já atuou com empresas de diferentes portes para realizar o inventário patrimonial e chegou a contabilizar operações de mais de 10 mil bens catalogados. Para iniciar todo esse processo, o Head da empresa, Max Schaefer, explica que o primeiro passo é fazer uma verificação de relatórios contábeis e financeiros para início da identificação dos bens. Depois, executa-se efetivamente o trabalho em campo, o que inclui fotografia dos materiais, registro, processo de etiquetar, conferência e análise de valoração dos bens. Entre outras etapas executadas estão:

–  Levantamento contábil e conciliação: análise da base contábil, de saldos com o balancete, padronização de descrições e aberturas de notas fiscais (reconstituição contábil – se necessário). Já o processo de conciliação físico x contábil verificar se os bens encontrados fisicamente estão contabilizados e se os bens contabilizados existem fisicamente e estão operacionalmente ativos.

– Saneamento: Analisa caso a caso para eliminar sobras contábeis e físicas. É feita uma revisão da planilha do resultado da conciliação.

– Normas e procedimentos: revisão de normativas para controlar a movimentação dos bens, processos de imobilização, movimentações e desmobilização dos bens.

“Com os serviços de uma empresa com credibilidade e experiência, efetivamente, são realizados o saneamento e a organização de todo esse material, de forma técnica. A partir daí, você implanta normas e procedimentos, realiza os treinamentos adequados com a equipe da empresa e finaliza todo o serviço para organizar a base empresarial”, Max completa.